Osallistuminen etäältä jäseniltoihin

Verkkojäsenillat välitetään Microsoft Teams sovelluksella. Myös auditoriojäseniltoja pyritään välittämään Microsoft Teamsilla.

Etukäteisvalmistelut

Verkkojäseniltoihin ja kaikkiin muihinkin tapahtumiin, joissa on etäosallistumismahdollisuus, lähetetään osallistumislinkin sisältävä kutsu jäsenrekisteriin merkittyyn sähköpostiosoitteeseen. Jos haluat osallistua näihin tapahtumiin etäältä, ilmoita sähköpostisoitteesi jäsentietojen muutoslomakkeella yhdistyksellä. Menettele näin myös, jos sähköpostiosoitteesi muuttuu.

Jos olet Ilmailumuseoyhdistyksen jäsen, mutta haluat jäsenrekisteriin merkityn sähköpostiosoitteen sijasta kutsun johonkin toiseen sähköpostiosoite, ilmoittaudu silloin jäsenillan etäosallistujien postituslistalle ja ilmoita tämä toinen sähköpostisosoite tätä kautta.

Edeltävänä päivänä Ilmailumuseoyhdistys lähettää kaikille postituslistalla oleville sähköpostitse kutsun jäseniltaan. Kutsu sisältää linkin, jolla voit osallistua jäsenillan esityksen seuraamiseen joko Microsoft Teams -sovelluksella tai selaimella.

Microsoft Teams -sovelluksesta on olemassa ilmaisversio, jonka lataamisesta ja käyttämisestä on neuvoja seuraavalla videolla: https://wistec.fi/uutiset/ota-teams-haltuun-tule-mukaan-etakoulutukseen/?fbclid=IwAR3OoTPOQaEP9m1cLTkejkKgauOXBLHlkwUxdE6QL6q2MdIqE1Yc-YjHNQA. Huomaa, että et välttämättä tarvitse Microsoft Teams -sovellusta, sillä jäsenillan seuraaminen onnistuu selaimen välityksellä. Microsoft Teamsin ominaisuudet kehittyvät koko ajan ja myös selainversion yhteensopivuus eri selaimiin muuttuu koko ajan, joten yleispätevää ohjetta käytettävästä selaimesta ei voi antaa.

Hyvä käytäntö on merkitä jäsenillat kalenteriin etukäteen, sillä linkin sisältävä kutsu tulee vasta hiukan ennen jäseniltaa.

Liittyminen jäseniltaan

Jäseniltaan liittyminen tapahtuu sähköpostiin saapuneen kutsun avulla klikkaamalla siinä olevaa linkkiä ja toimimalla ohjeiden mukaan.

Jäseniltaan pääset odottamaan, vaikka varsinainen jäsenilta tai sen lähettäminen eivät ole alkaneet. Jäseniltaan voi liittyä myös kesken sen lähetyksen.

Jäsenillan seuraaminen etäältä

Jäsenillan aluksi kaikkien osallistujien kuuluu varmistaa, että heidän mikrofoninsa on kiinni ja kameransa suljettu. Kokouksen isäntä voi tarvittaessa sulkea mikrofonit myös keskitetysti. Mikäli kesken esityksen avattua mikrofonia ei saada suljettua tai osallistuja muutoin haittaa esitystä, kokouksen isäntä voi poistaa osallistujan kokouksesta.

Jäsenillasta lähetetään pääsääntöisesti vain ääntä ja esiintyjän esittämää materiaalia, kuten Powerpoint-kalvoja. Videokuvaa lähetetään vain erikoistapauksissa.

Mikäli et kuule ääntä tai näe esitystä, poistu jäseniltaistunnosta, tarkista laiteasetukset, käynnistä tietokone uudelleen ja liity uudelleen jäseniltaan. Keskitetysti emme voi tehdä juuri mitään. Hyvä käytäntö on liittyä jäseniltaan hiljattain käynnistetyllä tietokoneella, sillä viikkokausia päällä olevaan tietokoneeseen kertyy aina jotain "roskaa", joka haittaa tietokoneen käyttöä.

Auditoriojäsenilloissa on yleensä tauko arviolta puolessa välissä. Verkkojäsenilloissa taukoa ei välttämättä ole tai se on hyvin lyhyt. Tauon pituus kerrotaan tauon alkaessa. Lähetys jää auki tauon ajaksi.

Kysymyksiä tai kommentteja voi ja kannattaa esittää sovellukseen liittyvän keskustelun (chat) avulla sitä mukaa kuin niitä esityksen edistyessä mieleen tulee. Kysymykset käydään lopuksi läpi ja lopussa on yleensä mahdollisuus kysyä myös mikrofonin välityksellä.

Jäsenillan seuraaminen jälkikäteen

Jäsenillat tallennetaan. Jos tallennus onnistuu, se leikataan ja viedään Youtubeen yhtenä tai useampana piilotettuna videona. Linkit tuoreisiin tallenteisiin löytyvät IMY Uutiskirjeestä, kahta kuukautta vanhempiin Jäseniltojen tallenteet -verkkosivuilta.