Osallistuminen etäältä jäseniltoihin

Tällä hetkellä etäosallistuminen Ilmailumuseoiden jäseniltoihin on mahdollista MS Teams -sovelluksella.

Etukäteisvalmistelut

Mikäli haluat osallistua etäältä jäseniltaan, käy ilmoittautumassa jäsenillan etäosallistumisen postituslistalle hyvissä ajoin ennen jäseniltaa. Mikäli olet tehnyt sen aiemmin, ilmoittautumista ei tarvitse uusia.

Edeltävänä päivänä Ilmailumuseoyhdistys lähettää kaikille postituslistalla oleville kalenterikutsun jäseniltaan. Kalenterikutsu sisältää linkin, jolla voit osallistua jäsenillan esityksen seuraamiseen joko Microsoft Teams -sovelluksella tai selaimella.

Microsoft Teams -sovelluksesta on olemassa ilmaisversio, jonka lataamisesta ja käyttämisestä on neuvoja seuraavalla videolla: https://wistec.fi/uutiset/ota-teams-haltuun-tule-mukaan-etakoulutukseen/?fbclid=IwAR3OoTPOQaEP9m1cLTkejkKgauOXBLHlkwUxdE6QL6q2MdIqE1Yc-YjHNQA. Huomaa, että et välttämättä tarvitse Microsoft Teams -sovellusta, sillä jäsenillan seuraaminen onnistuu selaimen välityksellä. Jostain syystä Firefoxin on raportoitu toimivan Teamsin kanssa huonoiten ja ongelmat ovat poistuneet käytettäessä Chromea tai Edgeä.

Hyvä käytäntö on merkitä jäsenillat kalenteriin etukäteen, sillä linkin sisältävä kalenterikutsu tulee vasta hiukan ennen jäseniltaa.

Huomaa, että jäseniltaan etäosallistumisen mahdollistavassa kalenterikutsussa kaikkien kutsuttujen sähköpostiosoitteet ovat kaikkien kutsuttujen nähtävissä. Tämä johtunee jäseniltojen levittämiseen käytetyn Microsoft Teams -sovelluksen luonteesta. Se on tarkoitettu ensisijaisesti kokousten järjestämiseen ja kokouksissa kaikkien on syytä tietää muut osallistujat. Tietosuojan kannalta arveluttavaa tilannetta arvosteltaessa kannattaa kuitenkin muistaa, että kalenterikutsu on postituslistalle itsensä lisänneen henkilön tilaama, ei Ilmailumuseoyhdistyksen omasta tahdosta lähetetty. Jos haluaa, että oma sähköpostiosoite ei näy tällätavoin kaikille muille, on pyydettävä oman osoitteen poistoa jäseniltojen etäosallistujien postituslistalla. Tällöin ei tietenkään voi enää osallistua jäseniltoihin etäältä.

Liittyminen jäseniltaan

Jäseniltaan liittyminen tapahtuu sähköpostiin saapuneen kalenterikutsun avulla klikkaamalla siinä olevaa linkkiä ja toimimalla ohjeiden mukaan.

Jäseniltaan pääset odottamaan, vaikka varsinainen jäsenilta tai sen lähettäminen eivät ole alkaneet. Jäseniltaan voi liittyä myös kesken sen lähetyksen.

Jäsenillan seuraaminen etäältä

Jäsenillan aluksi kaikkien osallistujien kuuluu varmistaa, että heidän mikrofoninsa on kiinni ja kameransa suljettu. Kokouksen isäntä voi tarvittaessa sulkea mikrofonit myös keskitetysti.

Jäsenillasta lähetetään pääsääntöisesti vain ääntä ja esiintyjän esittämää materiaalia, kuten Powerpoint-kalvoja. Videokuvaa lähetetään vain erikoistapauksissa.

Auditoriossa järjestetyissä jäsenilloissa on yleensä tauko arviolta puolessa välissä. Verkkojäsenilloissa taukoa ei välttämättä ole tai se on hyvin lyhyt. Tauon pituus kerrotaan tauon alkaessa. Lähetys jää auki tauon ajaksi.

Kysymyksiä tai kommentteja voi esittää ja kannattaa sovellukseen liittyvän keskustelun (chat) avulla sitä mukaa kuin niitä esityksen edistyessä mieleen tulee. Kysymykset käydään lopuksi läpi ja lopussa on yleensä mahdollisuus kysyä myös mikrofonin välityksellä.

Jäsenillan seuraaminen jälkikäteen

Jäsenillat tallennetaan. Jos tallennus onnistuu, se leikataan ja viedään Youtubeen yhtenä tai useampana piilotettuna videona. Linkit tallenteisiin löytyvät IMY Uutiskirjeestä.